Program do fakturowania dla jednoosobowej działalności

Szablon w arkuszu wystarczy, dopóki wystawiasz kilka faktur miesięcznie, a klienci płacą od razu. Problemy zaczynają się niepostrzeżenie. Klient płaci po dwóch tygodniach, inny zbiorczo za dwie faktury, trzeci tylko część kwoty. Po miesiącu nie wiesz już, kto jest ci winien pieniądze, a przypomnienie piszesz z pamięci.

Właściciel jednoosobowej firmy zwykle nie ma działu finansowego, więc każda godzina spędzona na sprawdzaniu wyciągu to godzina zabrana sprzedaży albo realizacji zleceń. Program do fakturowania ma sens wtedy, gdy ten czas faktycznie zdejmuje z tygodnia, a nie dokłada kolejnego narzędzia do obsługi.

Wystawiasz fakturę, korektę albo dokument dla stałego klienta i od razu widzisz go na liście należności. Wczytujesz wyciąg z banku, a program zestawia wpłaty z otwartymi fakturami kontrahenta. Przy pasującej kwocie i tytule powiązanie jest oczywiste. Gdy klient płaci zbiorczo, wskazujesz dokumenty, które obejmuje przelew, a program pokazuje nadpłatę albo niedopłatę.

Faktura zamyka się dopiero wtedy, gdy suma powiązanych wpłat pokrywa należność. Przelew częściowy zostawia dokument jako otwarty z kwotą pozostałą do zapłaty. Przypomnienie do klienta wynika z aktualnego salda, więc nie wyślesz ponaglenia o fakturze, którą ktoś już opłacił.

Przelewamy nie jest bankiem i nie wykonuje przelewów. Stan należności jest aktualny tak, jak aktualny jest wczytany wyciąg.

Różnice widać dopiero przy płatnościach, które nie wyglądają podręcznikowo.

Dla jednoosobowej firmy KSeF to kolejny obowiązek do ogarnięcia obok sprzedaży, realizacji zleceń i kontaktu z klientami. Program obsługuje faktury w tym obiegu razem z pozostałymi dokumentami, więc nie prowadzisz dwóch osobnych ewidencji. Zakres obowiązku zależy od twojej sytuacji i aktualnych przepisów, dlatego ustal go z księgową.

Pamiętaj, że przekazanie faktury do KSeF nie oznacza zapłaty. Status dokumentu i wpływ pieniędzy to dwie osobne informacje, a program pokazuje obie. Szerzej opisujemy to na stronie KSeF program do faktur i rozliczeń.

Większość JDG korzysta z biura rachunkowego albo księgowej na zlecenie. Eksport przekazuje jej faktury i powiązane rozliczenia w uporządkowanej formie, bez zrzutów z banku i maili z dopiskami. Ustalcie wcześniej zakres: które dokumenty, jak oznaczać korekty i co robić z nadpłatami.

Program porządkuje dane, ale nie zastępuje oceny podatkowej. Za zaksięgowanie i rozliczenie podatkowe odpowiada księgowość.

W poniedziałek wystawiasz faktury za zlecenia z poprzedniego tygodnia. W środę wczytujesz wyciąg i w kilka minut widzisz, które dokumenty są opłacone, które częściowo, a które po terminie. W piątek wysyłasz przypomnienia tym klientom, którzy faktycznie zalegają, bez przeglądania skrzynki bankowej linijka po linijce.

Na koniec miesiąca nie składasz zestawienia od nowa. Eksport z faktur i rozliczeń trafia do księgowej, a ty wracasz do pracy, za którą klienci ci płacą. Dla jednoosobowej firmy to zwykle najważniejszy zysk: mniej administracji bez zatrudniania kogokolwiek do pilnowania pieniędzy.

Przy większej liczbie klientów płacących zbiorczo korzyść rośnie, bo każde ręczne parowanie wpłat, które odpada, to kilka minut oszczędzone za każdym razem. Jeśli rozważasz zatrudnienie osoby do administracji tylko po to, by ktoś pilnował należności, najpierw policz, czy program nie rozwiąże tego taniej.

Plan Firma kosztuje 149 zł netto plus 23% VAT miesięcznie. Przy rozliczeniu rocznym cena jest niższa o 50% względem płatności miesięcznych za ten sam okres. Pełny zakres opisuje cennik.

Policz prosto: ile godzin miesięcznie schodzi ci na sprawdzanie wpłat, pisanie przypomnień i przygotowanie materiałów dla księgowej, i ile warta jest dla ciebie godzina pracy. Jeżeli klienci płacą zbiorczo lub z opóźnieniem, program zwykle zwraca się szybko. Jeżeli wystawiasz trzy faktury w miesiącu i wszyscy płacą od ręki, wystarczy ci prostsze rozwiązanie. Więcej o kryteriach wyboru znajdziesz w artykule jaki program do fakturowania wybrać dla małej firmy.