Program do fakturowania z uzgadnianiem wpłat z wyciągami

Program kupuje firma, w której ktoś co tydzień siedzi nad wyciągiem i porównuje kwoty z fakturami. Zwykle to właściciel małej firmy usługowej, dział finansowy kilkunastoosobowej spółki albo osoba, która prowadzi sprzedaż i jednocześnie pilnuje płatności. Im więcej faktur i klientów płacących zbiorczo, tym więcej czasu zjada ręczne parowanie.

Jeżeli wystawiasz kilka faktur miesięcznie i każdą płaci klient jednym przelewem z tytułem zawierającym numer dokumentu, arkusz kalkulacyjny wystarczy. Przewaga programu pojawia się wtedy, gdy wpłaty są niejednoznaczne, a o zaległościach trzeba wiedzieć na bieżąco, nie na koniec miesiąca.

Wczytujesz wyciąg z banku, a program zestawia każdą wpłatę z otwartymi fakturami kontrahenta. Przy pasującej kwocie i tytule powiązanie jest oczywiste. Przy płatności zbiorczej wskazujesz, które dokumenty obejmuje przelew, a program pilnuje różnicy, czyli nadpłaty albo niedopłaty.

Faktura zamyka się dopiero wtedy, gdy suma powiązanych wpłat pokrywa należność. Przelew częściowy zostawia dokument jako otwarty z widoczną kwotą pozostałą do zapłaty. Dzięki temu lista zaległości odpowiada stanowi faktycznych wpływów, a nie temu, co ktoś pamięta.

Program nie jest bankiem i nie wykonuje przelewów. Dane o wpływach pochodzą z wyciągu, który wczytujesz, więc ewidencja jest aktualna tak, jak aktualny jest ten wyciąg.

Plan obejmuje wystawianie faktur, obsługę KSeF, uzgadnianie wpłat z wyciągami, przypomnienia o płatnościach oparte na aktualnym saldzie oraz eksport danych dla księgowości. Wszystko działa na tej samej bazie dokumentów, więc zmiana statusu faktury widoczna jest od razu w zestawieniu należności.

Zysk wynika z mniejszej liczby powtórnych sprawdzeń. Nie trzeba przed rozmową z klientem odtwarzać, czy wpłata już była, ani przed zamknięciem miesiąca składać zestawienia od zera. Pytanie, kto jest winien jakie pieniądze, ma jedną odpowiedź w jednym miejscu.

Realne oszczędności zależą od liczby faktur i sposobu, w jaki płacą klienci. Firma z dziesiątkami płatności zbiorczych zyska więcej niż firma, w której każdy klient płaci jedną fakturę jednym przelewem. Dlatego zacznij od policzenia, ile godzin miesięcznie spędzasz dziś na parowaniu wpłat.

Eksport przekazuje księgowej faktury i powiązane rozliczenia w uporządkowanej formie. Z góry ustalcie zakres: które dokumenty, jak oznaczać korekty i co robić z nadpłatami. Wtedy księgowa nie musi pytać, dlaczego kwota przelewu różni się od kwoty faktury.

Program porządkuje dane, ale nie zastępuje oceny podatkowej dokumentu. Za zaksięgowanie i rozliczenie podatkowe nadal odpowiada księgowość.

Plan Firma kosztuje 149 zł netto plus 23% VAT miesięcznie. Rozliczenie roczne jest tańsze o 50% względem płatności miesięcznych za ten sam okres. Dla zespołów, które potrzebują SSO, ról i SLA, jest wyższy plan na zapytanie. Konto zakładasz z poziomu przycisku poniżej, a pełny zakres planów opisuje cennik.