Najpierw policz, gdzie dziś tracisz czas
Wystawienie faktury zajmuje minutę w każdym programie. Czas ucieka później: przy sprawdzaniu, czy klient zapłacił, przy pisaniu przypomnień i przy przygotowaniu paczki dla księgowej. Zanim porównasz oferty, zapisz, ile godzin miesięcznie schodzi na te trzy rzeczy. To ta liczba, a nie lista funkcji, uzasadnia opłatę abonamentową.
Jeśli wystawiasz kilkanaście faktur w miesiącu i prawie wszyscy płacą w terminie, nie potrzebujesz rozbudowanego systemu. Jeśli część klientów płaci zbiorczo, w ratach albo z opóźnieniem, wygrywa program z rozliczaniem wpłat.
Pięć kryteriów, które rozstrzygają wybór
Poniższa tabela pokazuje, o co pytać dostawcę i co powinno się zmienić w Twojej pracy po wdrożeniu.
| Kryterium | O co zapytać | Dlaczego ma znaczenie |
|---|---|---|
| Rozliczanie wpłat | Czy program wiąże wpłatę z wyciągu z fakturą, także zbiorczą i częściową | Bez tego listę zaległości trzeba prowadzić osobno |
| KSeF | Czy obsługuje faktury w obiegu KSeF | Obieg faktur ustrukturyzowanych staje się codziennością firm |
| Eksport dla księgowej | Jaki zakres danych i w jakiej formie | Skraca zamykanie miesiąca i liczbę pytań zwrotnych |
| Przypomnienia | Czy opierają się na aktualnym saldzie | Przypomnienie o fakturze, która już jest opłacona, kosztuje wizerunkowo |
| Koszt | Cena netto miesięcznie i rocznie, bez opłat dodatkowych | Cenę trzeba zestawić z godzinami, które program oszczędza |
Rozliczanie wpłat odróżnia program od edytora faktur
Edytor faktur tworzy dokument i go archiwizuje. Program do fakturowania z rozliczaniem wpłat pilnuje, czy dokument został opłacony. Różnica ujawnia się przy płatnościach zbiorczych, nadpłatach i przelewach częściowych, bo wtedy sama zgodność kwoty nie wystarcza.
Przy ocenie oferty poproś o pokazanie scenariusza: klient płaci jednym przelewem za trzy faktury, ale o 200 zł mniej. Dobry program pokaże, które dokumenty są zamknięte, a które nadal otwarte. Opis takiego podejścia znajdziesz na stronie programu do fakturowania z uzgadnianiem wpłat z wyciągami.
KSeF i księgowa jako część wyboru
Ustal z księgową, jakich danych potrzebuje i w jakim formacie. Jej oczekiwania często rozstrzygają, czy eksport z programu naprawdę ją odciąży. Program, który generuje piękne zestawienia, ale wymaga przepisywania ich do systemu księgowego, nie oszczędza czasu nikomu.
W kwestii KSeF zapytaj, jak program obsługuje wystawianie i odbiór faktur oraz kto w firmie odpowiada za sprawdzenie statusu dokumentu. Szersze omówienie znajdziesz w opisie programu do KSeF.
Sprawdź kontrahenta, zanim wystawisz fakturę z długim terminem
Program uporządkuje należności, ale nie ocenia, czy klient je zapłaci. Przy większej sprzedaży z odroczonym terminem warto przed pierwszą fakturą zajrzeć do rejestrów, a z aktualnych danych o upadłościach, nowych spółkach i zmianach w zarządach dowiesz się, czy kontrahent nie jest w trudnej sytuacji. To tańsze niż windykacja po fakcie.
Policz koszt w skali roku
Porównuj ceny netto w tym samym okresie rozliczeniowym. Plan Firma w Przelewamy kosztuje 149 zł netto plus 23% VAT miesięcznie, a rozliczenie roczne jest tańsze o 50% względem płatności miesięcznych. Pełne warunki planów opisuje cennik.
Potem odejmij od kosztu wartość godzin, które program zdejmuje z Twojego tygodnia. Jeśli rozliczanie wpłat zajmuje dziś dwie godziny w tygodniu, a program skraca je do kilkunastu minut, abonament zwraca się szybko. Jeśli nie zajmuje wcale, wybierz najtańsze rozwiązanie.
Pytania i odpowiedzi
Jaki program do fakturowania jest najlepszy dla małej firmy?
Taki, który poza wystawianiem faktur wiąże wpłaty z dokumentami, obsługuje KSeF i oddaje dane księgowej. O wyborze decyduje liczba płatności zbiorczych i częściowych w Twojej firmie.
Czy mała firma potrzebuje płatnego programu do faktur?
Gdy wystawiasz niewiele faktur i klienci płacą w terminie jednym przelewem, wystarczy proste rozwiązanie. Płatny program opłaca się przy zaległościach, płatnościach zbiorczych i obowiązkach związanych z KSeF.