Program do fakturowania i rozliczeń płatności

Sama lista wystawionych faktur nie odpowiada na pytanie, za które dokumenty klient już zapłacił. Program pozwala prowadzić obok siebie informacje o sprzedaży i płatnościach. Dzięki temu łatwiej ustalić, czy należność pozostaje otwarta, została uregulowana częściowo, czy wymaga sprawdzenia przed zamknięciem rozliczenia.

Przy wystawianiu dokumentu zwróć uwagę na dane kontrahenta, termin zapłaty i rachunek do wpłaty. Spójny opis ułatwia późniejsze przypisanie przelewu do faktury. Gdy klient opłaca kilka dokumentów razem, warto zachować czytelną informację o sposobie podziału wpłaty, aby kolejna osoba nie musiała odtwarzać ustaleń.

Porównywanie historii rachunku z fakturami zabiera czas zwłaszcza wtedy, gdy tytuł przelewu jest niepełny albo kwota obejmuje kilka należności. Uzgadnianie wpłat z wyciągami porządkuje ten etap pracy. Zamiast przeglądać dokumenty od początku, można skupić uwagę na pozycjach, które rzeczywiście wymagają decyzji.

Wpłata częściowa, nadpłata i rozliczenie zbiorcze powinny być oceniane w kontekście dokumentów oraz ustaleń z klientem. Oznaczenie faktury jako zapłaconej wymaga potwierdzenia wpływu. Przelewamy nie jest bankiem i nie wykonuje przelewów. Program wspiera ewidencję oraz rozliczanie płatności, a pieniądze pozostają obsługiwane przez banki.

Przypomnienia pomagają prowadzić kontakt z klientem według aktualnego stanu należności. Przed przypomnieniem sprawdź termin zapłaty, uzgodnienia i ostatnie wpływy. Dzięki temu korespondencja dotyczy konkretnej faktury oraz pozostałej kwoty, a nie przypadkowo wybranego dokumentu. To ogranicza potrzebę prostowania wiadomości i ponownego wyjaśniania salda.

Uporządkowany proces oszczędza czas na szukaniu informacji przed rozmową z kontrahentem. Osoba zajmująca się sprzedażą i księgowa mogą odwołać się do tych samych danych. W przypadku sporu lub uzgodnionego przesunięcia terminu podstawą dalszych działań powinny być rzeczywiste ustalenia, nie samo przekroczenie daty na fakturze.

Eksport dla księgowej pomaga przekazać dokumenty i informacje potrzebne do rozliczenia okresu. Zanim przygotujesz zestawienie, sprawdź, czy obejmuje ono również dokumenty korygujące i wyjaśnione różnice. To ułatwia zachowanie zgodności między przekazywanymi materiałami a bieżącą ewidencją należności w firmie. Przed przekazaniem warto uzgodnić zakres danych oraz sposób oznaczania wpłat, korekt i pozycji nierozliczonych. Czytelne zestawienie ogranicza wracanie do tych samych pytań i ręczne przepisywanie informacji między dokumentami.

Obsługa KSeF jest częścią pracy z fakturami, ale status dokumentu w KSeF nie potwierdza otrzymania zapłaty. Te informacje trzeba oceniać osobno. Właściciel firmy powinien również ustalić z księgowością uprawnienia oraz zasady weryfikacji dokumentów. Obowiązki podatkowe i zastosowanie KSeF zależą od sytuacji przedsiębiorcy.

Plan Firma kosztuje 149 zł netto plus 23% VAT miesięcznie. Przy rozliczeniu rocznym cena jest niższa o 50% w porównaniu z rozliczeniem miesięcznym za ten sam okres. Wybierając wariant, uwzględnij sposób organizacji pracy i potrzebę regularnego porządkowania należności, a nie tylko moment wystawienia faktury.

Wyższy plan dla zespołów jest dostępny na zapytanie i obejmuje SSO, role oraz SLA. Pozwala omówić sposób logowania, podział dostępu i warunki obsługi odpowiednie dla organizacji. Konkretne ustalenia powinny wynikać z oferty. Nie należy zakładać określonego poziomu dostępności ani zakresu uprawnień bez ich uzgodnienia.