Gdzie w relacji z biurem rachunkowym ucieka czas
Biuro rachunkowe potrzebuje trzech rzeczy: kompletu wystawionych dokumentów, informacji o korektach i wiedzy, co zostało zapłacone. Pierwsze dwie firma zwykle ma pod ręką. Trzecia to najczęstsze źródło pytań. Księgowa dopisuje w mailu, że przelew na 12 300 zł nie pasuje do żadnej faktury, a ty szukasz po wyciągu, czy to dwie faktury razem, czy jedna z dopłatą.
Każda taka wymiana to kilka wiadomości i kilka dni opóźnienia. Przy kilkunastu kontrahentach rozliczenie miesiąca potrafi zająć dwa wieczory po obu stronach. Program ma sens wtedy, gdy ten czas faktycznie znika, a księgowa dostaje dane, nad którymi nie musi zgadywać.
Co trafia do księgowej
Eksport obejmuje wystawione faktury i korekty oraz rozliczenia, czyli informację, które wpłaty zostały przypisane do których dokumentów. Dzięki temu księgowa widzi nie tylko, co wystawiłeś, ale też co faktycznie wpłynęło, w jakiej kwocie i czy faktura jest zamknięta, częściowo opłacona czy otwarta.
Zakres warto uzgodnić z biurem na początku współpracy: jakie okresy, jak oznaczać korekty i czy biuro oczekuje także faktur w obiegu KSeF. Program porządkuje dane, ale nie zastępuje oceny podatkowej. Za zaksięgowanie i rozliczenie odpowiada biuro rachunkowe.
Jak to działa w miesiącu
Na początku miesiąca wystawiasz faktury i korekty w jednym miejscu, razem z dokumentami w obiegu KSeF. W trakcie miesiąca wczytujesz wyciągi, a program zestawia wpłaty z otwartymi fakturami kontrahenta, także przy przelewach zbiorczych i częściowych.
Na liście należności widzisz, co jest opłacone, co po terminie i komu wysłać przypomnienie. Na koniec miesiąca eksportujesz faktury i rozliczenia dla biura, więc księgowa dostaje uporządkowane dane zamiast zrzutów ekranu i dopisków w mailu.
Porównanie z obecnym sposobem pracy
Różnice widać przy wpłatach, które nie wyglądają podręcznikowo.
| Sytuacja | Arkusz i maile do biura | Przelewamy |
|---|---|---|
| Klient płaci za dwie faktury jednym przelewem | Wyjaśnienia w mailu | Jedna wpłata przypisana do dwóch dokumentów |
| Wpłata niepełna | Faktura wygląda na zamkniętą albo wymaga notatki | Faktura zostaje otwarta z kwotą do zapłaty |
| Korekta po zamknięciu miesiąca | Osobna wiadomość do biura | Korekta w eksporcie obok faktury pierwotnej |
| Koniec miesiąca | Składanie zestawienia od zera | Gotowy eksport faktur i rozliczeń |
| Faktury w KSeF | Osobna ewidencja | Obsługa razem z pozostałymi dokumentami |
Dla kogo to ma sens
Najszybciej zwraca się firmom, które wystawiają kilkadziesiąt faktur miesięcznie i mają klientów płacących zbiorczo lub z opóźnieniem: agencjom, firmom usługowym, handlowi B2B, producentom z kilkunastoma stałymi odbiorcami. Przy kilku fakturach miesięcznie wystarczy prostszy edytor.
Jednoosobowa działalność znajdzie omówienie na stronie programu do fakturowania dla jednoosobowej działalności. Szczegóły parowania wpłat opisuje program do fakturowania z uzgadnianiem wpłat.
Koszt
Plan Firma kosztuje 149 zł netto plus 23% VAT miesięcznie. Przy rozliczeniu rocznym cena jest niższa o 50% względem płatności miesięcznych za ten sam okres. Szczegóły w cenniku.
Policz, ile godzin miesięcznie schodzi tobie i pracownikom na wyjaśnianie wpłat z biurem rachunkowym. Jeśli to kilka godzin, abonament zwykle zwraca się szybciej niż w jednym kwartale.
Pytania i odpowiedzi
Czy biuro rachunkowe musi korzystać z Przelewamy?
Nie. Ty prowadzisz fakturowanie i rozliczenia, a biuro dostaje eksport w uporządkowanej formie. Zakres i sposób oznaczania korekt warto wcześniej uzgodnić z biurem.
Czy program zastępuje księgowość?
Nie. Program porządkuje faktury i rozliczenia wpłat. Zaksięgowanie, deklaracje i ocena podatkowa pozostają po stronie biura rachunkowego.
Czy program obsługuje KSeF?
Tak. Faktury w obiegu KSeF są obsługiwane razem z pozostałymi dokumentami. Przekazanie faktury do KSeF nie oznacza zapłaty, dlatego status dokumentu i wpływ pieniędzy pokazujemy osobno.
Ile kosztuje program do fakturowania dla firmy?
Plan Firma to 149 zł netto plus 23% VAT miesięcznie. Rozliczenie roczne daje cenę niższą o 50% względem miesięcznego.
Czy program wykonuje przelewy?
Nie. Przelewamy nie jest bankiem. Program zestawia wpłaty z wyciągów z fakturami i pokazuje stan należności.