Co robi księgowość online, a czego nie
Biuro rachunkowe działające online prowadzi księgi, składa deklaracje i pilnuje terminów podatkowych. Wiele z nich ma prosty moduł do wystawiania faktur. Rzadziej ma narzędzie, które pokazuje, czy konkretny klient zapłacił konkretną fakturę, bo to nie jest zadanie księgowe, tylko zarządcze.
Księgowa dowie się o wpłacie, gdy dostanie wyciąg. Nie przypomni klientowi o zaległości i nie wyjaśni, że przelew na 8 200 zł obejmuje dwie faktury. Tym zajmujesz się ty.
Co robi program do fakturowania z rozliczaniem wpłat
Wystawia faktury i korekty, obsługuje KSeF, zestawia wpłaty z wyciągów z dokumentami i pokazuje stan należności. Gdy klient płaci zbiorczo, przypisujesz wpłatę do kilku faktur. Gdy płaci część kwoty, dokument zostaje otwarty z kwotą pozostałą do zapłaty. Opisujemy to na stronie programu do fakturowania z uzgadnianiem wpłat.
Program nie zastępuje księgowości. Przygotowuje dla niej uporządkowany eksport, o czym więcej na stronie programu do fakturowania z eksportem dla biura rachunkowego.
Porównanie dwóch rozwiązań
Zakres funkcji zależy od konkretnego biura, więc przed decyzją sprawdź jego aktualną ofertę.
| Zadanie | Księgowość online | Program do fakturowania |
|---|---|---|
| Księgi i deklaracje | Tak | Nie |
| Wystawianie faktur | Zwykle prosty moduł | Tak, z korektami i KSeF |
| Parowanie wpłat z fakturami | Zazwyczaj ograniczone | Tak, także wpłaty zbiorcze i częściowe |
| Przypomnienia dla klientów | Rzadko | Na podstawie aktualnego salda |
| Ocena podatkowa | Tak | Nie |
Kiedy wystarczy samo biuro rachunkowe
Jeśli wystawiasz kilka faktur miesięcznie, klienci płacą w terminie i jedną wpłatę przypisujesz do jednej faktury, wbudowany moduł wystarczy. Dopłata za osobny program nie zwróci się, bo problemu, który rozwiązuje, po prostu nie masz.
Kiedy dołożyć osobny program
Sygnały są konkretne. Co miesiąc szukasz na wyciągu, co ktoś zapłacił. Masz klientów, którzy płacą za kilka faktur naraz. Przypomnienia o zaległościach piszesz z pamięci. Biuro dopytuje o wpłaty. Przy takim profilu godziny tracone na wyjaśnianie zwykle kosztują więcej niż abonament.
Plan Firma w Przelewamy kosztuje 149 zł netto plus 23% VAT miesięcznie, rocznie o 50% mniej niż przy płatności miesięcznej. Ceny porównasz w cenniku. Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę, zobacz też program do fakturowania dla JDG.
Jak policzyć, czy to się opłaca
Zsumuj godziny miesięcznie na sprawdzanie wpłat, pisanie przypomnień i odpowiadanie biuru, i pomnóż przez wartość godziny pracy swojej lub pracownika. Jeśli wynik przekracza koszt abonamentu, program się zwraca. Jeśli nie, zostań przy rozwiązaniu, które masz.
Przy większym wolumenie faktur dobrze też sprawdzić, jak firma radzi sobie z ekspozycją na nieterminowe płatności. Kontrahentów po terminie warto weryfikować przed kolejnym zleceniem, a do porządkowania firmowego zaplecza przydaje się katalog firm i przedsiębiorców do współpracy B2B.
Pytania i odpowiedzi
Czy księgowość online zastępuje program do fakturowania?
Częściowo. Wiele biur ma prosty moduł wystawiania faktur, ale rzadko pełne rozliczanie wpłat i przypomnienia. Przy płatnościach zbiorczych i częściowych osobny program oszczędza czas.
Czy program do fakturowania zastępuje biuro rachunkowe?
Nie. Program wystawia faktury i rozlicza wpłaty, a księgi i deklaracje nadal prowadzi biuro. Program przygotowuje dla niego uporządkowany eksport.
Ile kosztuje program do fakturowania z rozliczaniem wpłat?
Plan Firma w Przelewamy to 149 zł netto plus 23% VAT miesięcznie, a przy rozliczeniu rocznym cena jest niższa o 50%.